DÉMATÉRIALISATION
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C’EST QUOI ?
Dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. … En effet, dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents : tâches à réaliser, intervenants, outils mis en oeuvre, procédures…
COMMENT ?
La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support matériel (souvent papier) à un support numérique à partir d’un système d’information. Il ne s’agit pas seulement de « numériser » ou « scanner » un document, la dématérialisation s’intéresse à un processus complet.
POURQUOI ?
La dématérialisation ou numérisation, qui consiste à virtualiser des documents papiers ou « physiques », devient un outil important de productivité dans les entreprises. En effet, la dématérialisation permet d’économiser du temps, de la ressource humaine et donc de l’argent.
LA DÉMATÉRIALISATION POUR LES ENTREPRISES : QUELS ENJEUX ?
Concernant la dématérialisation, les entreprises s’orientent en priorité vers la dématérialisation du processus fournisseurs (79%), puis vers le processus clients (50%). (Source : Livre Blanc de la Dématérialisation – Cabinet EY)
Ce choix se justifie par un retour sur investissement rapide. En effet, le
traitement du processus fournisseurs présente différentes contraintes
telles que :
- Un délai moyen de traitement des factures fournisseurs plus long (14 jours)
- Un ensemble de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée (tri du courrier, saisie des données, gestion des flux papier…)
- Un risque d’erreurs plus élevé (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement) ;
- Un coût moyen de traitement par facture élevé (15 euros)
- Un impact significatif sur le besoin en fonds de roulement
Ainsi, la dématérialisation des factures fournisseurs donne l’opportunité, à chaque entreprise, de répondre à ces différentes problématiques en apportant des avantages significatifs comme le fait de réduire de 60% le coût moyen de traitement des factures ou encore d’en diviser par 5 les délais.
